Quelles mentions obligatoires sur les factures ?

La facture est l'élément de preuve d'une opération commerciale, elle est indispensable.

Tout professionnel est tenu de s'assurer qu'une facture est émise en double exemplaire, par lui-même ou en son nom et pour son compte.

Elle doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation de services.

 

Facture de professionnel à professionnel

• numéro,
• date,
• désignations du vendeur et de l'acheteur (n° SIREN, raison sociale, structure juridique, adresse),
  Cas de l'EIRL : le nom ou nom d'usage avec la mention "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou le sigle EIRL, l'objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté,
• numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire,
• date de vente de la marchandise ou de réalisation de la prestation de services,
• dénomination précise et quantité des produits ou services rendus,
• prix unitaire des produits ou services rendus, montant total HT des produits, répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due,
• réduction octroyée sur la vente ou la prestation,
• date de réglement
  Cas des escomptes : les conditions applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle prévues dans les conditions générales de vente (CGV), le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.
  Précision : depuis le 1er janvier 2013, il faut ajouter qu'une indemnité forfaitaire de 40 € est due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Et le cas échéant :

• qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (avec la mention "Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé"),
• qualité de locataire-gérant,
• qualité de franchisé.

 

En cas d'absence de mentions ?

L'entreprise est redevable d'une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.

 

Facture pro-format

Elle ne constitue pas une facture définitive, ce n'est qu'un document provisoire établi le plus souvent pour les convenances de l'acheteur. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

 

Facture de professionnel à particulier

Pour les ventes de marchandises, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants : à la demande du client, pour les ventes à distance ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

 

Le cas des ventes à distance

La réglementation en la matière est très précise. Celles-ci doivent notamment indiquer l'existence d'un délai de rétractation et ses modalités d'application ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.

 

Le cas des prestations de services

Dans ce cas, il est obligatoire d'établir une note dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC, à la demande du client et/ou pour certains travaux immobiliers. Elle doit être établie en double exemplaire, l'original étant donné au client qui doit le conserver pendant au moins 2 ans. Elle doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

• date de la rédaction de la note,
• nom et adresse de l'entreprise,
• nom du client (sauf opposition de sa part),
• date et lieu d'exécution de la prestation,
• décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation fournie,
• somme totale à payer.

 

En cas d'absence de mentions ?

Tout manquement sur l'existence ou le contenu de la note est sanctionné d'une contravention de 1 500 à 3 000 euros en cas de récidive.

 

Délai de conservation des factures

Même si le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans selon la nature du document ou de son support, il est conseillé de les conserver pendant 10 ans. Elles peuvent, notamment, servir de preuve devant la justice pendant cette période.

 

Facture émise par télécopie

Aucune disposition spécifique ne concerne ce mode de délivrance des factures.

 

Facture électronique

Elle doit être émise selon l'une de ces trois procédures :

• transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées),
• transmission sécurisée par la signature électronique,
• transmission sous toute forme électronique dès lors que des contrôles sont mis en place et permettent d'établir une piste d'audit fiable (un article traitera de ce sujet dans la newsletter Artisanat de juillet 2014).

 

Facture d'avoir

L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :

• suite à un évènement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
• lorsque le client s'accorde un escompte en effectuant un paiement anticipé.
  La facture doit comporter la mention "avoir" ainsi que les références de la facture initiale, le montant HT de la remise consentie à l'acheteur et le montant de la TVA correspondante.

 

Facture d'acompte

En cas de versement d’un acompte, le professionnel doit établir obligatoirement une facture avec TVA et HT.

 

Facture de remplacement

Cette facture de remplacement doit comporter la mention "Annule et remplace la facture n°XX".

 

Facture impayée totalement ou partiellement

Établir un duplicata rectifié de la facture initiale portant la mention "Facture demeurée impayée pour la somme de ….. euros HT et pour la somme de …. euros de TVA qui ne peut pas faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI)".
Pour un professionnel qui, pour un même client, a plusieurs factures impayées, il peut être fait un état récapitulatif des factures impayées, en mentionnant :

• numéro d'ordre,
• libellé et date de la facture initiale,
• HT et TVA de la facture,
• la mention indiquée ci-dessus.

Pôle Doctrine fiscale de Cerfrance Alliance Centre